Vastuullisuusraportointi ja ESG yritysten sopimuksissa – Mitä myös pk-yrityksen pitää tietää?

ESG-tekijät (Environmental, Social, Governance) kuvaavat yritysten toimintaa ympäristön, sosiaalisen vastuun, vastuullisen hallintotavan ja taloudellisen vastuun osalta. Euroopan unioni on edistänyt ESG:n periaatteita vuonna 2023 voimaan tulleen yritysten kestävän kehityksen raportointia koskevan direktiivin, Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) avulla.

Jotta pk-yritykset voivat jatkossakin tarjota palveluita toimitusketjun osana raportointivelvollisuuden piirissä oleville yhtiöille, on niiden oltava tietoisia CSRD-sääntelyn asettamista ESG-velvollisuuksista. Tämän lisäksi pk-yritys voi joutua raportoimaan omia vastuullisuustietojaan pankeille, sijoittajille tai yhteistyökumppaneille niiden pyynnöstä. Siten vaikka CSRD tulee sovellettavaksi ensimmäisessä vaiheessa isoissa pörssiyhtiöissä ja muissa merkittävissä yrityksissä, jotka työllistävät yli 500 henkilöä vuoden 2025 raportoinnissa (vuoden 2024 vaikutuksista ja toimenpiteistä), tulee myös pk-yritysten varmistaa nyt toimintavalmiutensa ja kykynsä noudattaa CSRD:n velvoitteita toimitusketjun osana.

Suurten yritysten vastuullisuusraportointivaateiden kohdistuminen pk-yrityksiin vaatii näiltä resursseja ja tietotaitoa osana valmistautumistyötä sekä raportointivalmiutta: muun muassa johdonmukaisia prosesseja, selkeän vastuullisuusdatan keräämistä, ja sen analysointia ja hallintaa, sekä vastuullisuusdatan hyödyntämistä osana omaa liiketoimintalähtöistä vastuullisuustyötä. Tämä vastuullisuustyö laaja-alaisena kokonaisuutena ja sen tuottamat raportointitulokset edellyttävät nyt hyvää keskusteluvalmiutta sekä sujuvaa kommunikaatiota pk-yritysten ja suuryritysten välillä.

Pk-yritysten omalla vastuullisuustyöllä on merkittävä vaikutus muun muassa siihen, millaiset niiden mahdollisuudet ovat pysyä osana toimitusketjuja, saada lainaa, sijoituksia, asiakkaita sekä pärjätä kilpailutuksissa. Tämän lisäksi vastuullisuustyö auttaa pk-yrityksiä riskien hallinnassa, kehittää ja jäsentää liiketoimintaa läpivalaisten koko arvoketjun, ja lisää sekä asiakas- että työntekijätyytyväisyyttä luoden samalla pk-yritykselle hyvää mainetta.

Pakottavan vastuullisuussääntelyn lisäksi pk-yritykset voivat sitoutua noudattamaan vapaaehtoisia vastuullisuussitoumuksia, joita ovat muun muassa UN Global Compact, YK:n kestävän kehityksen tavoiteohjelma: Agenda 2030 ja Science Based Targets -aloite. Vastuullisuussitoumuksien lisäksi esimerkiksi ISO-standardien mukaiset sertifikaatit ovat yksi tapa osoittaa, että pk-yrityksen toiminta huomioi esimerkiksi ympäristöön ja työturvallisuuteen liittyvät tekijät. Vastuullisuussitoumusten kautta pk-yritys voi todentaa sidosryhmillensä, että vastuullisuustavoitteita on noudatettu. Ensisijaisesti kuitenkin näitä aloitteita tärkeämpää on oman toiminnan jatkuva ja systemaattinen ohjaaminen sekä valvominen. Hyvin johdettu ja toteutettu vastuullisuustyö läpi toimitusketjujen voi tulevaisuudessa johtaa kansallisen tai kansainvälisen vastuullisuusaloitteen tekemiseen, maininnan saamiseen ja sen ylläpitämiseen. Näin ollen vastuullisuussääntelyn ja pk-yritysten vapaaehtoisten vastuullisuussitoumuksien kautta pk-yritysten tulee yhä laajemmin huomioida vastuullisuuskysymykset kaikissa liiketoimintaan liittyvissä asioissa. Tästä esimerkkinä on ESG-näkökulmien huomioiminen osana yritysten, myös pk-yritysten, sopimuksia.

ESG-näkökulmien huomioiminen sopimuksissa

Vastuullisuuskysymysten huomioon ottaminen edistää sijoittajien, asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden luottamusta yrityksen toimintaan. Lisäksi ESG-näkökulmat ovat lisääntyneet merkittävästi julkisen sektorin hankinnoissa, ja tarjouspyynnöt usein sisältävät ESG-velvoitteiden noudattamista. Käytännön vastuullisuustyö vaatii yrityksen johdolta ensin sen arviointia, miten vastuullisuus kannattaa ottaa huomioon liiketoiminnan ytimessä, ja millaisiin seikkoihin yritys voi sitoutua.

Sen jälkeen, kun periaateharkinta on tehty, voidaan vastuullisuusnäkökulmat integroida myös käytännön sopimuksiin tai Code of Conduct -asiakirjaan, joilla voidaan varmistaa, että myös sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät sitoutuvat yrityksen asettamiin standardeihin. ESG- periaatteiden sisällyttäminen sopimuksiin ei välttämättä aina edes ole tarpeen, sillä Suomessa lainsäädäntö sääntelee jo ennalta kattavasti ESG-velvoitteita, joten usein jo lain noudattaminen riittää. ESG-periaatteiden noudattaminen tulisi kuitenkin tarkistaa sekä sisäisissä sopimuksissa, kuten osakassopimuksissa ja työsopimuksissa, sekä ulospäin suuntautuvissa sopimuksissa, kuten yhteistyö- ja toimitussopimuksissa.

Yrityksen sisäisiä tavoitteita voi sisällyttää esimerkiksi osakassopimuksiin. Yrityksen yhtiöjärjestykseen voidaan puolestaan sisällyttää vastuullisuuslausekkeita, kuten tavoitteita johdolle ja/tai osakkaille yhteiskunnallisesti myönteisten ympäristövaikutusten edistämisestä näiden toiminnassa ja päätöksenteossa. Mahdollista ESG-sidonnaista palkkiojärjestelmääkin voi harkita. Vastaavasti myös johdon moninaisuutta ja riippumattomuutta sekä toiminnan kestävyyttä voidaan taata näillä sopimuksilla.

Työnantajavelvollisuuksien näkökulmasta korostuu sosiaalisen vastuun osa-alue. Työlainsäädännön ja mahdollisen työehtosopimuksen sekä työturvallisuusvelvoitteiden noudattaminen on lähtökohta vastuulliselle toiminnalle. CSRD edellyttää muun ohella tasa- arvon, monimuotoisuuden, syrjimättömyyden, osallisuuden ja ihmisoikeuksien huomiointia. Tietojen on myös katettava yrityksen vaikutukset ihmiseen.

Yrityksillä ei välttämättä ole mahdollisuutta vaikuttaa jälkikäteen muiden toimijoiden menettelyyn, mistä syystä vastuullisuusnäkökulmat voi sisällyttää helpommin yhteistyöhön etukäteen sopimuksilla tai esikarsinnalla. Käytännössä sopimuksissa ensisijaisesti suojataan oman yrityksen etua, mutta asetetaan samalla tietyt vastuullisuusehdot myös yhteistyökumppanin toiminnalle yrityksen harjoittamaan liiketoimintaan nähden. Mitä tarkemmin vastuullisen liiketoiminnan ehdoista ja odotuksista sovitaan, sitä helpompi myöhemmin on varmistaa ja valvoa, että ESG-periaatteita noudatetaan. Sopimuksiin voi sisällyttää odotuksia tiettyjen standardien, raportoinnin tai valvonnan tasosta sekä irtisanomisperusteita vastuullisuusnäkökulmien noudattamatta jättämisen perusteella.

ESG-ehtoja voi myös avata esimerkiksi sopimusten johdantokappaleisiin, joilla velvoitetaan osapuolet esimerkiksi kasvihuonepäästöjen vähentämiseen tai määritellään yhteisiä standardeja luonnonvarojen, raaka-aineiden, biodiversiteetin tai jätehuollon suhteen. Sopimukset tulisi kuitenkin sovittaa tilannekohtaisesti niihin vastuullisen toiminnan riskeihin, jotka koskevat osapuolten yhteistyötä. Lisäksi yhteistyökumppanille on hyvä selventää olennaisten ESG-riskien sisältö, ja mahdollisuuksien mukaan esimerkiksi kouluttaa yhteistyökumppania tai henkilöstöä näistä käytännöistä. Sopimuksia tulisi päivittää aktiivisesti, mikä mahdollistaa samalla myös ESG-riskeihin puuttumisen.

Asianajotoimisto Magnussonin vastuullisuustiimi yritysten tukena

Magnusson toimii yritysten vastuullisuustyön strategisena kumppanina. Magnussonin ESG & Sustainability –tiimi auttaa eri toimialojen yrityksiä riskienhallinnassa sekä ymmärtämään vastuullisuuteen liittyvää oikeudellista ja sääntelyn mukaista toimintakenttää. Magnusson avustaa asiakkaitaan ottamaan käyttöön ESG-käytännöt liiketoiminnan eri alueilla sekä ennakoimaan oikeudellisia vaikutuksia. Tämä koskee muun muassa sopimuksia eri sidosryhmien kanssa, työoikeudellisia asioita, yrityskauppoja ja -järjestelyjä, riidanratkaisua sekä sääntelyyn ja vaatimustenmukaisuuteen liittyviä asioita.

Magnusson

Magnusson on kansainväliseen liikejuridiikkaan erikoistunut asianajotoimisto. Magnussonin toimistot sijaitsevat kuudessa Itämeren alueen maassa (Suomi, Ruotsi, Tanska, Viro, Latvia sekä Liettua) ja tämän lisäksi heillä on laaja kansainvälinen yhteistyöverkosto eri asianajotoimistojen kanssa. Magnusson Suomen toimistot sijaitsevat Helsingissä ja Tampereella. Magnussonin asiantuntijoiden erityisosaamista ovat muun muassa yrityskaupat ja yritysjärjestelyt, työoikeus, sopimusoikeus, kansainvälinen kauppa, teknologia ja IPR, kiinteistö- ja rakennusoikeus, ESG & Sustainability, insolvenssioikeus, sekä oikeudenkäynnit ja välitysmenettelyt.

Magnussonin asiakkaat ovat oman alansa huippuosaajia – pieniä, keskikokoisia, suuria, suomalaisia ja kansainvälisiä toimijoita. Magnussonin toimintaa ohjaavat rehellisyys, oikeudenmukaisuus, tehokkuus ja avoimuus.

Yhteystiedot

• Ville Salonen, Attorney-at-law / Partner / Head of ESG & Sustainability, Mobile: +358 46 814 1441, ville.salonen@magnussonlaw.com
• Anu Vuori, Attorney-at-law / Partner / Head of Employment, Mobile: +358 40 147 9586, anu.vuori@magnussonlaw.com
• Ella Keränen, Associate, Mobile: +358 40 184 4177, ella.keranen@magnussonlaw.com
• Taina Tervonen, Business Development / ESG & Sustainability Specialist, Mobile: +358 50 568 9793, taina.tervonen@magnussonlaw.com